Zo werkt een koppeling
Elk pakket in je bedrijf heeft zijn eigen gegevens. De boekhouding kent de facturen, het CRM de klanten en de webshop de orders. Zonder koppeling typt iemand gegevens over van het ene pakket naar het andere. Een koppeling doet dat automatisch, zodat de gegevens overal hetzelfde zijn. IBM noemt dit applicatie-integratie (bron: IBM over applicatie-integratie).
De meeste koppelingen lopen via de API die de leverancier van het pakket aanbiedt. Soms start een koppeling op een vast tijdstip, soms direct bij een gebeurtenis via een webhook. Een workflow-tool zoals n8n of Make kan de stappen ertussen uitvoeren, zoals gegevens omzetten of controleren.
Waar je op let bij een koppeling
Spreek af welk pakket voor welke gegevens leidend is. Staat een klantadres in het CRM en in de boekhouding, dan moet één van de twee de bron zijn. Anders overschrijven ze elkaar.
Geef de koppeling alleen de rechten die nodig zijn, en bewaar sleutels in een kluis. Leg vast wat er gebeurt als een pakket even onbereikbaar is, en wie een melding krijgt als de koppeling faalt. Houd ook bij wie de koppeling beheert. Een leverancier past zijn API soms aan, en dan moet de koppeling mee.
BegripEen API is een vaste manier waarop twee programma's gegevens uitwisselen, bijvoorbeeld je boekhoudpakket en een workflow.BegripEen webhook is een automatisch seintje dat een pakket naar een ander systeem stuurt zodra er iets gebeurt.Begripn8n is een workflow-tool waarmee je stappen tussen systemen aan elkaar koppelt.