Naar de inhoud
Van A tot Z ontzorgdAltijd en direct resultaatAlle expertise onder 1 dak

Meer in de kennisbank over AI-automatisering

Factuurverwerking automatiseren met AI: de boeking staat al klaar.

AI leest elke inkomende factuur, legt hem naast de inkooporder en zet de boeking klaar in je pakket. Jouw team kijkt alleen nog naar facturen die afwijken. Onderdeel van onze dienst AI-automatisering.

Bijgewerkt op

Plan een kennismaking Doe de automatiseringsscan
Command Center · jouw eigen AI-cockpit
Mijn bakje 4Team 7Bij leverancier 2Geboekt 57
Mijn bakje57 facturen geboekt, 4 wachten op jou
Factuur Leverancier AExact OnlineBedrag hoger dan order 10482Svandaag
Factuur Leverancier BExact OnlineNieuw rekeningnummer, controleerMvandaag
Creditnota Leverancier CFactuurmailboxKoppelen aan factuur 2026-0318Jmorgen
Factuur Leverancier DScanDatum slecht leesbaarLmorgen
  1. Mail, portaal of scanDe factuur komt binnen
  2. AI leest en vergelijktMet de inkooporder en je leveranciersbestand
  3. Een collega beslistAlleen als er iets afwijkt
  4. BoekhoudpakketGeboekt, met de factuur als bijlage
Voorbeeld Twijfelgevallen landen in het bakje van een collega in het Command Center, met een naam en een datum erbij. Dit is een schets met voorbeeldregels. Schuif naar links voor het schema.

Factuurverwerking met de hand of met AI: stappen en uren.

Links de zeven handelingen van een factuur die iemand met de hand verwerkt. Rechts wat ervan overblijft als AI het leeswerk doet. Van die drie stappen kost er nog één tijd van jouw team: het oordeel over een afwijking.

Nu, met de hand7 stappen
Met AI3 stappen
  1. Mail met factuur openen2 min
  2. PDF opslaan1 min
  3. Gegevens overtypen12 min
  4. Vergelijken met de inkooporder8 min
  5. Akkoord vragen en wachten10 min
  6. Boeken in het pakket6 min
  7. Archiveren3 min
  1. AI leest de factuur en vergelijkt met de order0 min
  2. Collega keurt afwijkingen goed4 min
  3. Automatisch geboekt en gearchiveerd0 min
Per factuur42 minPer week, 60 facturen42 uur
Per factuur4 minPer week, 60 facturen4 uur
Factuurverwerking bij Voorbeeld B.V. Voorbeeld
Uitgelezen

Factuurgegevens die AI uitleest en nakijkt.

Elke leverancier maakt zijn factuur anders op. Voor het uitlezen maakt een stempel of een krabbel met pen weinig uit. De tabel laat per veld zien waarmee de AI het vergelijkt voordat de boeking klaarstaat.

Velden die AI uit een inkoopfactuur leest, met een voorbeeld en de controle per veld
VeldVoorbeeldWaarmee het vergeleken wordt
LeverancierLeverancier A b.v.Je leveranciersbestand. Onbekend betekent: naar een collega.
Factuurnummer2026-0318Eerdere boekingen, zodat een factuur nooit twee keer betaald wordt.
Factuurdatum14-09-2026De order en de afgesproken betaaltermijn.
Bedrag excl. btw€ 1.250,00Het bedrag op de inkooporder.
Btw€ 262,50 (21%)Nagerekend op het bedrag en het tarief.
RekeningnummerNL00 BANK 0123 4567 89Het nummer van eerdere betalingen aan deze leverancier.
Grootboek4300 InkoopWat jouw team eerder bij deze leverancier boekte.

Voorbeeld Bedragen en grootboek zijn voorbeelden. Welke velden jullie nodig hebben, spreken we per administratie af.

Leverancier A b.v.
Voorbeeldstraat 1
1234 AB Voorbeeldplaats

Factuur

Factuurnummer
2026-0318
Factuurdatum
14-09-2026
OmschrijvingBedrag
Levering volgens order€ 1.250,00
Btw 21%€ 262,50
Totaal€ 1.512,50

Graag betalen op NL00 BANK 0123 4567 89.

InkoopboekingConcept voor je boekhoudpakket

Leverancier
Leverancier A b.v.Zeker
Factuurnummer
2026-0318Zeker
Factuurdatum
14-09-2026Zeker
Grootboek
4300 Inkoop, voorstelControleer
Bedrag excl. btw
€ 1.250,00Zeker

Wacht op jouw akkoord. Eén veld vraagt een blik.

Voorbeeld Document dat de AI uitleest: de workflow leest een inkoopfactuur en vult de boeking in. Het nummer bij elk veld laat zien waar de waarde vandaan komt. Het label ernaast zegt hoe zeker de AI is.

Facturen na het inlezen: direct geboekt of naar een collega.

Facturen komen binnen via de mail, een leveranciersportaal of de scanner. Voor de AI maakt het kanaal niets uit. Klopt alles met de inkooporder en met eerdere boekingen? Dan staat de boeking meteen klaar.

Wijkt er iets af, dan gaat de factuur naar een collega. Een nieuw rekeningnummer bijvoorbeeld, of een leverancier die je nog nooit hebt gehad. Hoeveel facturen dat zijn, verschilt per bedrijf. In de eerste weken zijn het er meer. Met elke iteratie stellen we de regels bij op basis van de keuzes die jouw team maakt.

Van elke 100 inkomende facturenVoorbeeld
Mail55 Portaal30 Scan15 AI leest en controleert Direct geboekt82 Naar collega18

Van elke 100 facturen komen er 55 via de mail, 30 via een portaal en 15 via de scanner. De AI leest ze allemaal. 82 worden zonder handwerk geboekt, 18 legt de AI voor aan een collega omdat er iets afwijkt.

Stroom van 100 inkomende facturen (voorbeeldwaarden)
VanNaarAantal
MailAI55
PortaalAI30
ScanAI15
AIDirect geboekt82
AINaar collega18

Rekenvoorbeeld met voorbeeldwaarden.

Wie doet wat

Factuurverwerking: wat doet de AI, wat doet je team?

Zet de schakelaar om. Vier stappen lopen dan vanzelf. Bij de vijfde valt een besluit, en die blijft bij een mens. In het vak heet dat human in the loopBegripEen mens keurt goed of stuurt bij op vaste momenten in het proces. Meer in de begrippenlijst..

ProcesVan factuur in de mail tot boeking in je pakket
  1. Factuur ophalenIemand opent de mail en slaat de PDF op.De workflow pakt elke bijlage uit de factuurmailbox op.HandwerkAutomatisch
  2. Gegevens overnemenLeverancier, bedragen en btw overtypen.AI leest de velden uit de PDF, ook bij een scan.HandwerkAutomatisch
  3. Controleren tegen de orderInkooporder zoeken en regel voor regel vergelijken.De order wordt erbij gezocht en vergeleken.HandwerkAutomatisch
  4. Afwijkingen beoordelenElke factuur ter goedkeuring rondsturen.Alleen facturen met een vlag komen bij jou, met de reden erbij.HandwerkJij beslist
  5. Boeken en archiverenBoeking invoeren en de PDF in de juiste map zetten.Geboekt in je pakket, met de factuur als bijlage.HandwerkAutomatisch

Stappen met handwerk: 5 van 5Stappen met handwerk: 1 van 5, en dat is de stap waarin jij beslist.

Factuurverwerking koppelen aan je boekhoudpakket.

De boeking komt in het pakket dat je al hebt, dus niemand hoeft een nieuw systeem te leren. Lees hoe dat gaat bij de koppeling met Exact Online, of bekijk alle koppelingen per pakket.

BoekhoudpakkettenAlle pakketten
Vragen

Vragen over factuurverwerking met AI.

Werkt factuurverwerking met AI met Exact Online, Twinfield of AFAS?
Ja, zolang het pakket een koppeling heeft. Exact Online, Twinfield en AFAS hebben die alle drie. In de kennismaking kijken we welke koppeling bij jullie administratie past.
Wat gebeurt er met een factuur die afwijkt?
Die gaat naar het bakje van een collega, met de reden erbij. Bijvoorbeeld een hoger bedrag dan op de inkooporder, of een rekeningnummer dat je nog niet kende. Geboekt wordt pas na akkoord van die collega.
Kan AI ook gescande of papieren facturen lezen?
Ja. Een scan of een foto van een papieren factuur werkt ook. Is een veld slecht leesbaar, dan krijgt de factuur een vlag en kijkt een collega mee.
Hoe snel werkt de eerste versie?
We starten met een AI Discovery Workshop. Daarna bouwen we in iteraties van 1 à 2 weken, met jullie aan het stuur. Na de eerste iteratie verwerkt de workflow al echte facturen, naast je huidige manier van werken.
Van wie is de workflow als hij klaar is?
Alles wat we bouwen is van jou. De workflow draait in je eigen omgeving, op accounts die op naam van je bedrijf staan. Documentatie en instellingen krijg je erbij.

Na factuurverwerking: de volgende stap.

Verder lezen

Volgende stap

Dit ook voor jullie bouwen?

We laten zien hoe dit werkt met jullie eigen documenten.

Plan een kennismaking