Privacyverklaring

1Wie zijn wij?

Prometheus21 B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij bepalen het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Wij zijn een AI-consultancybedrijf dat organisaties helpt met AI-automatisering, workflowontwikkeling, trainingen en strategisch advies. Privacy en databeveiliging zijn kernwaarden in ons werk.

Prometheus21 heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld omdat wij niet vallen onder de criteria die dit verplicht stellen. Voor privacy-gerelateerde vragen kun je contact opnemen via bovenstaande gegevens.

2Welke gegevens verzamelen we?

Wij hanteren het principe van dataminimalisatie: we verzamelen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Hieronder vind je een overzicht per situatie.

2.1 Websitebezoekers

• IP-adres (geanonimiseerd voor analytics)
• Browsertype en -versie
• Besturingssysteem
• Referrer URL (de pagina van waaraf je kwam)
• Bezochte pagina’s en klikgedrag
• Datum en tijd van bezoek
• Apparaattype (desktop, mobiel, tablet)

2.2 Contactformulier en e-mail

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Inhoud van je bericht

2.3 Nieuwsbrief

• E-mailadres
• Naam (optioneel)
• Voorkeuren en interesses (indien opgegeven)
• Open- en klikgedrag in e-mails

2.4 Klanten en prospects

• Contactgegevens (naam, e-mail, telefoon)
• Functie en afdeling
• Bedrijfsgegevens (naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer)
• Facturatiegegevens en betaalhistorie
• IBAN-nummer (voor facturatie)
• Communicatiegeschiedenis
• Projectgerelateerde informatie
• Contracten en offertes

2.5 Gebruikers van onze tools

• Accountgegevens (indien van toepassing)
• Gegevens die je invoert in assessments of tools
• Resultaten en scores
• Gebruiksstatistieken

2.6 Sollicitanten

Indien je solliciteert bij Prometheus21 verwerken wij:

• Naam en contactgegevens
• CV en motivatiebrief
• Opleidingsgegevens
• Werkervaring
• Correspondentie over de sollicitatie

3Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is (artikel 6 AVG). Hieronder zie je per doel welke rechtsgrond van toepassing is.

Gerechtvaardigd belang

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang, hebben wij een afweging gemaakt tussen ons belang en jouw privacybelangen. Ons gerechtvaardigd belang omvat:

• Het kunnen voeren van onze bedrijfsactiviteiten
• Het onderhouden van klantrelaties
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Het beveiligen van onze systemen
• Marketing naar bestaande klanten over soortgelijke diensten

Je kunt altijd bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

4Website: formulieren en interactie

Contactformulier

Wanneer je ons contactformulier invult, gebruiken we je gegevens uitsluitend om je vraag te beantwoorden. We bewaren deze gegevens maximaal 1 jaar, tenzij er een klantrelatie ontstaat.

Offerte-aanvragen

Bij een offerte-aanvraag verwerken we je gegevens om een passend voorstel te kunnen doen. Deze gegevens bewaren we maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst volgt.

AI Discovery Tool en assessments

Onze online tools zoals de AI Discovery en AI Volwassenheid Quickscan verwerken de gegevens die je invoert om resultaten te genereren. Deze gegevens worden:

• Gebruikt om je persoonlijke resultaten te tonen
• Geanonimiseerd gebruikt voor statistische doeleinden en verbetering van de tools
• Niet gekoppeld aan je identiteit voor andere doeleinden, tenzij je hiervoor toestemming geeft

Cookies

Onze website gebruikt cookies. Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid.

5Nieuwsbrief en marketing

Aanmelding

Je kunt je aanmelden voor onze nieuwsbrief via onze website. We vragen daarbij alleen om je e-mailadres en optioneel je naam. We gebruiken een dubbele opt-in: na aanmelding ontvang je een bevestigingsmail waarin je je inschrijving moet bevestigen.

Inhoud

Onze nieuwsbrief bevat updates over AI-ontwikkelingen, praktische tips, aankondigingen van workshops of webinars, en relevante bedrijfsnieuws.

Tracking

Wij meten of e-mails worden geopend en op welke links wordt geklikt. Dit doen we om de relevantie van onze content te verbeteren. Je kunt dit voorkomen door afbeeldingen in e-mails te blokkeren of je af te melden.

Afmelden

Je kunt je op elk moment afmelden via de link onderaan elke nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen. Na afmelding verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen, tenzij we ze op een andere grondslag mogen bewaren.

Bestaande klanten

Als je klant bent of bent geweest, kunnen wij je op basis van ons gerechtvaardigd belang benaderen over soortgelijke diensten. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken.

6Social media en embedded content

Social media buttons

Onze website kan buttons bevatten om content te delen via social media platforms zoals LinkedIn. Deze buttons laden pas content van deze platforms wanneer je erop klikt. Tot die tijd worden er geen gegevens gedeeld met deze platforms.

Embedded content

Sommige pagina’s kunnen embedded content bevatten (bijvoorbeeld video’s van YouTube of Vimeo). Embedded content van andere websites gedraagt zich alsof je die website bezoekt. Deze websites kunnen gegevens over je verzamelen, cookies gebruiken en interactie met die embedded content volgen.

Onze social media pagina’s

Prometheus21 is actief op LinkedIn. Wanneer je interacteert met onze pagina’s op deze platforms, zijn de privacyvoorwaarden van die platforms van toepassing. Wij kunnen geaggregeerde statistieken ontvangen over bezoekers en interacties.

7AI-diensten en dataverwerking

Als AI-consultancybedrijf werken we met verschillende AI-technologieën. Dit heeft specifieke implicaties voor privacy die we hier toelichten.

7.1 Bij projecten voor klanten

Wanneer we AI-oplossingen implementeren voor klanten:

• Wordt in de overeenkomst vastgelegd wie verwerkingsverantwoordelijke is (meestal de klant)
• Sluiten we waar nodig een verwerkersovereenkomst
• Bieden we verschillende dataverwerkingsopties aan (EU-only, EU-preferred, of via specifieke providers)
• Bepaalt de klant welke verwerkingsoptie wordt gebruikt
• Slaan we geen klantdata permanent op, alleen tijdelijk voor debugging en onderhoud
• Verwijderen we projectdata binnen 30 dagen na afronding, tenzij SLA-afspraken anders bepalen

7.2 AI-modelproviders

Voor onze dienstverlening maken we gebruik van AI-modellen van derden. Afhankelijk van de gekozen configuratie kan data worden verwerkt door:

• OpenAI (VS, met EU Data Processing Addendum)
• Microsoft Azure OpenAI (EU-regio beschikbaar)
• Anthropic (VS, met EU-waarborgen)
• Andere providers conform klantwensen

De keuze voor provider en datalocatie wordt altijd met de klant afgestemd.

7.3 Training van AI-modellen

Identificeerbare klantgegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Waar we gebruikmaken van API’s van AI-providers, zijn deze geconfigureerd om geen trainingsdata te verzamelen.

7.4 Onze eigen tools en assessments

• Gegevens die je invoert worden verwerkt om resultaten te genereren
• We kunnen geanonimiseerde data gebruiken om onze tools te verbeteren
• Identificeerbare gegevens worden niet gedeeld met AI-modelproviders voor training

8Onze verwerkers

Wij maken gebruik van dienstverleners (verwerkers) die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Met al deze partijen hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten. Hieronder een overzicht van de belangrijkste categorien:

Hosting en infrastructuur

E-mail en communicatie

CRM en administratie

Analytics

Automatisering

Wij delen je gegevens nooit met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

9Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. In die gevallen zorgen we voor passende waarborgen conform de AVG:

Adequaatheidsbesluit

Voor landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, geldt dat het beschermingsniveau als gelijkwaardig wordt beschouwd.

EU-VS Data Privacy Framework

Amerikaanse bedrijven die gecertificeerd zijn onder het EU-US Data Privacy Framework bieden passende waarborgen. Wij controleren de certificeringsstatus van onze Amerikaanse verwerkers.

Standaard contractbepalingen

Waar geen adequaatheidsbesluit of Privacy Framework van toepassing is, gebruiken we de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCCs).

Aanvullende maatregelen

Waar nodig treffen we aanvullende technische en organisatorische maatregelen, zoals encryptie en pseudonimisering.

10Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wettelijk vereist.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

11Je rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

Hoe kun je je rechten uitoefenen?

Je kunt een verzoek indienen via info@prometheus21.nl. Om je verzoek te kunnen verwerken, vragen we je om je identiteit te verifieren. We reageren binnen 4 weken op je verzoek. Bij complexe verzoeken kunnen we deze termijn met 2 maanden verlengen; we informeren je hierover binnen de eerste 4 weken.

Kosten

Het uitoefenen van je rechten is kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen we een redelijke vergoeding vragen of weigeren aan het verzoek te voldoen.

Toestemming intrekken

Heb je toestemming gegeven voor een verwerking? Dan kun je deze altijd intrekken. Dit kan via de afmeldlink in e-mails, door contact met ons op te nemen, of via je accountinstellingen (indien van toepassing). Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

12Beveiliging

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

Technische maatregelen

• Versleuteling: Alle dataoverdracht via HTTPS/TLS. Gevoelige data wordt versleuteld opgeslagen.
• Toegangsbeveiliging: Sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie waar mogelijk.
• Back-ups: Regelmatige back-ups van belangrijke gegevens, versleuteld opgeslagen.
• Updates: Software en systemen worden regelmatig bijgewerkt.
• Firewalls en monitoring: Bescherming tegen ongeautoriseerde toegang.

Organisatorische maatregelen

• Need-to-know: Alleen medewerkers die gegevens nodig hebben, krijgen toegang.
• Verwerkersovereenkomsten: Met alle dienstverleners die persoonsgegevens verwerken.
• Bewustwording: Medewerkers zijn geinstrueerd over privacy en beveiliging.
• Incidentenprocedure: Er is een procedure voor het afhandelen van beveiligingsincidenten.
• Privacy by Design: Bij nieuwe projecten en tools wordt privacy vanaf het begin meegenomen.

13Datalekken

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan er een datalek optreden. Wij hebben procedures om hier adequaat mee om te gaan.

Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens

Een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen melden wij binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melding aan betrokkenen

Als een datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, informeren wij je zo snel mogelijk.

Datalek melden

Ontdek je een beveiligingsprobleem of mogelijk datalek? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@prometheus21.nl. Wij nemen elke melding serieus.

14Minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op zakelijke klanten en niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

Mocht je als ouder of voogd vermoeden dat wij zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op. Wij zullen deze gegevens dan verwijderen.

15Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Wij hebben geen controle over de inhoud of het privacybeleid van deze websites. We raden je aan het privacybeleid van elke website die je bezoekt te lezen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacy praktijken of inhoud van externe websites.

16Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij:

• Wijzigingen in onze dienstverlening
• Nieuwe of gewijzigde wetgeving
• Feedback van betrokkenen of toezichthouders
• Wijzigingen in onze verwerkers of systemen

De meest recente versie vind je altijd op onze website met de datum van laatste wijziging bovenaan.

Bij wezenlijke wijzigingen die impact hebben op hoe we je gegevens verwerken, informeren we je actief via e-mail (als we je e-mailadres hebben) of via een bericht op onze website.

17Contact en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring, over hoe we met je gegevens omgaan, of wil je een van je rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op:

Klacht indienen

We hopen dat je tevreden bent over hoe wij met je gegevens omgaan. Mocht je een klacht hebben, dan horen we dat graag zodat we het kunnen oplossen.

Komen we er samen niet uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: