Algemene Voorwaarden

1Over deze voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle diensten die Prometheus21 B.V. levert: van AI-automatisering en workflowontwikkeling tot consultancy, trainingen en implementaties.

Wanneer gelden deze voorwaarden?

Zodra je een offerte accepteert of wij op jouw verzoek aan de slag gaan, is er sprake van een overeenkomst. Onze offertes zijn 30 dagen geldig en beschrijven precies wat we gaan doen – dat is ook de scope van ons werk.

Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als we dat schriftelijk overeenkomen. Eventuele eigen inkoopvoorwaarden van jouw organisatie zijn niet van toepassing.

2Onze dienstverlening

We voeren al onze werkzaamheden uit met zorg, professionaliteit en actuele kennis van AI-technologie. Daarbij werken we op basis van een inspanningsverplichting: we zetten ons volledig in voor het beste resultaat, maar kunnen geen specifieke uitkomsten garanderen.

Oplevering en acceptatie

Na oplevering heb je vijf werkdagen om te beoordelen of alles naar wens is. Horen we niets? Dan beschouwen we het werk als geaccepteerd. Kleine punten zijn geen reden voor afkeuring – die lossen we natuurlijk gewoon op.

3Jouw verantwoordelijkheden

Een succesvolle AI-implementatie is teamwork. Wij leveren de technische expertise, maar we hebben jouw input nodig om het beste resultaat te bereiken.

Wat wij van jou vragen

• Tijdige informatie: toegang tot systemen, API-sleutels, datasets en de juiste contactpersonen
• Kwalitatieve data: de kwaliteit van AI-output hangt direct samen met de kwaliteit van de input
• Beslissingen: inhoudelijke keuzes en interne goedkeuringen waar nodig
• Menselijke beoordeling: AI-output moet altijd worden gecontroleerd voordat je er beslissingen op baseert

4Over AI-output

Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van deze voorwaarden. AI-systemen werken fundamenteel anders dan traditionele software.

Wat dit betekent voor jou

• We kunnen geen garanties geven op juistheid, volledigheid of consistentie van AI-output
• AI-modellen worden regelmatig bijgewerkt door hun providers – dat kan invloed hebben op de output
• Menselijke controle blijft altijd noodzakelijk, vooral bij belangrijke beslissingen
• AI-output is nooit juridisch bindend zonder menselijke beoordeling

We bouwen checks en balances in waar mogelijk, en adviseren je over hoe je AI-output het beste kunt valideren. Maar de eindverantwoordelijkheid voor beslissingen op basis van AI-output ligt bij jou.

5Data en privacy

We nemen dataverwerking serieus. Samen bepalen we welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Verwerkingsopties

We bieden verschillende opties: EU-only, EU-preferred, of verwerking via specifieke providers zoals Azure OpenAI (EU). Jij bepaalt welke optie je wilt gebruiken – wij adviseren je graag over de voor- en nadelen.

Geen permanente opslag

We slaan geen klantdata permanent op. Tijdelijke opslag gebeurt alleen voor debugging, foutanalyse en technische logs. Na afronding of op jouw verzoek verwijderen we deze gegevens.

Onze rol onder de AI Act

We treden op als integrator: we configureren en implementeren AI-systemen, maar zijn geen provider van de onderliggende AI-modellen. We helpen je graag met AI Act readiness, maar voor juridisch advies verwijzen we je door naar een specialist.

6Eerlijk gebruik

AI is een krachtige technologie die verantwoord moet worden ingezet. We verwachten dat je onze oplossingen niet gebruikt voor:

• Spam, misleiding, fraude of manipulatie
• Het genereren van deepfakes of misleidende content
• Discriminatie of ongeoorloofde profiling
• Medisch, juridisch of financieel advies zonder menselijke controle
• Verwerking van gevoelige persoonsgegevens zonder juiste grondslag
• Activiteiten die in strijd zijn met wet- of regelgeving

Bij vermoeden van misbruik kunnen we diensten opschorten of beëindigen.

7Intellectueel eigendom

Het intellectueel eigendom van wat we maken – code, workflows, prompts, configuraties – blijft bij Prometheus21. Jij krijgt een licentie om het te gebruiken voor je eigen bedrijfsvoering.

Wat dit betekent

• Je mag de oplossingen gebruiken binnen je eigen organisatie
• Je mag ze niet doorverkopen, publiceren of delen met derden
• Generieke bouwstenen die we voor meerdere klanten gebruiken blijven ons eigendom
• Maatwerkoplossingen specifiek voor jou gebouwd mag je uiteraard gebruiken

We houden altijd een kopie van workflows voor onderhoud en support.

8Tarieven en betaling

• Facturen dienen binnen 14 dagen te worden betaald
• Bij te late betaling kunnen we werkzaamheden opschorten
• Jaarlijks indexeren we onze tarieven (CPI + maximaal 5%)
• Werk buiten de afgesproken scope (meerwerk) factureren we apart, na overleg

9Aansprakelijkheid

We doen ons uiterste best, maar kunnen niet aansprakelijk zijn voor alles wat mogelijk mis kan gaan. Dat is niet onredelijk – het is realistisch.

Waar we niet aansprakelijk voor zijn

• Indirecte schade, zoals gederfde omzet of winst
• De output van AI-systemen en beslissingen die daarop gebaseerd zijn
• Problemen veroorzaakt door wijzigingen bij externe providers (API’s, cloudplatforms, AI-modellen)
• Gebruik van AI in risicovolle domeinen zoals zorg, juridisch, HR-selectie of financiële besluitvorming
• Gevolgen van onjuiste of onvolledige input van jouw kant

10Looptijd en opzegging

• Abonnementen en SLA’s kun je opzeggen met één maand opzegtermijn
• Bij beëindiging vervallen licenties en toegangen direct
• We bieden ondersteuning bij offboarding (tegen meerwerk)
• Data verwijderen we binnen 30 dagen na beëindiging, tenzij anders afgesproken

Geheimhouding

Alles wat we van elkaar te weten komen behandelen we vertrouwelijk. Deze geheimhouding blijft gelden tot vijf jaar na beëindiging van de samenwerking.

11Slotbepalingen

Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden wijzigen. Nieuwe voorwaarden gelden 30 dagen na bekendmaking.

Toepasselijk recht

Op al onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Rotterdam.

Rangorde

Bij tegenstrijdigheden geldt: eerst de offerte of het maatwerkcontract, dan de SLA, dan deze algemene voorwaarden.