Naar de inhoud
Van A tot Z ontzorgdAltijd en direct resultaatAlle expertise onder 1 dak

Meer in de kennisbank over AI-automatisering

Klantenservice automatiseren met AI: vaste vragen direct beantwoord.

Waar blijft mijn pakket? Hoe laat zijn jullie open? Zulke vragen beantwoordt een AI-assistent voor je, op je website, in de mail en via WhatsApp. Gaat het over geld, een klacht of iets nieuws, dan neemt een collega het over. Het hoort bij onze dienst AI-automatisering.

Bijgewerkt op

Plan een kennismaking Doe de automatiseringsscan
Assistent van Voorbeeld WebshopVia WhatsApp · een mens neemt over als het nodig is
Voorbeeld
  1. Hoi, waar blijft mijn bestelling? Ordernummer 10482
  2. Ik ben de AI-assistent van Voorbeeld Webshop. Order 10482 is gisteren verzonden en wordt morgen tussen 10:00 en 14:00 bezorgd.
  3. Vorige keer was een doos kapot. Krijg ik dan mijn geld terug?
  4. Daar kijkt een collega naar. Ik geef je gesprek door aan Sanne, met je ordernummer erbij.Doorgezet naar Sanne
  5. Prima, dank je
  6. Sanne reageert vandaag nog. Je hoeft niets opnieuw uit te leggen.

Klantenservice via website-chat, mail en WhatsApp.

Je klant kiest zelf waar hij zijn vraag stelt. Achter alle drie de kanalen zit dezelfde kennisbank. Het antwoord is dus overal gelijk.

  • Chat op je website

    Op je eigen site staat een chatvenster. Ook 's avonds en in het weekend heeft je klant binnen een paar seconden antwoord.

    Website

  • Mail naar je info-adres

    De assistent sorteert wat er binnenkomt en schrijft een concept-antwoord. Een collega leest het en verstuurt.

    Mail

  • WhatsApp

    Via de WhatsApp Business API. Je klant appt zoals hij altijd doet, en jouw team leest elk gesprek terug.

    Business API
Mens in de keten

Overdracht aan jouw team: wanneer een mens de klantenservice overneemt.

De assistent weet wanneer hij moet stoppen. Waar die grens ligt, stel jij vooraf in. Het principe heet human in the loopBegripEen mens keurt goed of stuurt bij op vaste momenten in het proces. De AI Act vraagt dit bij systemen met een hoger risico.. Bij ons staan deze vier standaard aan.

  1. Het gaat over geldTerugbetaling, korting of een betaling die niet klopt.
  2. De klant is boos of teleurgesteldBij een klacht hoort een mens die meeleest.
  3. Het antwoord staat niet in de kennisDe assistent verzint niets. Hij zegt dat een collega terugkomt.
  4. De klant vraagt om een mensDan zet de assistent het gesprek meteen door.

Het gesprek landt in het bakje van een collega

Een overgedragen gesprek komt in het Command Center van jouw team. De vraag, het ordernummer en de naam van wie het oppakt staan erbij. Iedereen ziet wat er nog openstaat.

Command Center · jouw eigen AI-cockpit
Mijn bakje 4Team 6Wacht op klant 3Afgerond 38
Mijn bakjeVaste vragen beantwoord, 4 wachten op jou
Terugbetaling order 10482WhatsAppGesprek overnemenSnu
Klacht over bezorgingWebsite-chatKlant wil een collega sprekenMvandaag
Mail over levertijdOutlookConcept-antwoord, akkoord gevenJvandaag
Vraag zonder antwoordKennisbankAntwoord toevoegen aan de kennisLmorgen
  1. Klant stelt een vraagVia chat, mail of WhatsApp
  2. Assistent zoekt in de kennisEn meldt eerst dat hij AI is
  3. Collega neemt overBij geld, een klacht of een vraag om een mens
  4. Antwoord en logregelHet hele gesprek is terug te lezen
Voorbeeld Schets van jouw eigen AI-cockpit met voorbeeldregels. Schuif naar links voor het schema.

Zo gaat je klantenservice-assistent live.

Eerst houden we een AI Discovery Workshop met een paar collega's die de klantvragen kennen. Daarna bouwen we in iteraties van 1 à 2 weken. Na elke iteratie heeft jouw team iets dat het direct gebruikt. De assistent begint voorzichtig. Hij schrijft eerst alleen concepten en beantwoordt pas later vaste vragen zelf.

Onder de AI Act moet je klant weten dat hij met AI praat. De assistent zegt het daarom aan het begin van elk gesprek.

Antwoorden toevoegen of aanpassen leert jouw team gaandeweg zelf. Voordoen, samendoen, zelf doen.

  1. Iteratie 1

    Kennis verzamelen

    We halen de vaste vragen uit je mailbox en zetten de antwoorden op één plek. Jouw team vult aan en heeft meteen een bruikbare antwoordenlijst.

  2. Iteratie 2

    Meeschrijven

    De assistent schrijft concepten, jouw team verstuurt. Zo zie je hoe goed de antwoorden zijn.

  3. Iteratie 3

    Vaste vragen zelf beantwoorden

    Levertijd, openingstijden, retour: die gaan vanzelf. Al het andere blijft bij jouw team.

  4. Daarna

    WhatsApp erbij

    Loopt de chat goed, dan koppelen we WhatsApp aan dezelfde kennis.

Vragen

Vragen over klantenservice met AI.

Kan een klant altijd een mens spreken?
Ja. Vraagt een klant om een medewerker, dan zet de assistent het gesprek meteen door. De vraag en de gegevens gaan mee, dus je klant hoeft niets opnieuw uit te leggen.
Weet de klant dat hij met AI praat?
Ja. De assistent meldt aan het begin van elk gesprek dat hij een AI-assistent is. De AI Act vraagt dat, en je klant heeft er recht op.
Wat heb je nodig voor klantenservice via WhatsApp?
Een zakelijk nummer dat via de WhatsApp Business API loopt. Dat regelen we samen met een aanbieder van die API. De gewone WhatsApp-app op je telefoon werkt hiervoor niet.
Waar blijven de gegevens van mijn klanten?
Vooraf leggen we vast welke gegevens de assistent ziet, waar ze worden verwerkt en hoe lang ze bewaard blijven. Dat toetsen we aan de AVG en het komt in je verwerkingsregister. De assistent en de kennisbank draaien in je eigen omgeving: alles wat we bouwen is van jou.

Verder met klantenservice, AI Act en AVG.

Verder lezen

Volgende stap

Dit ook voor jullie bouwen?

We laten zien hoe dit werkt met jullie eigen documenten.

Plan een kennismaking