Facturen overtypen. Een offerte opbouwen uit een mail. Voor de tiende keer uitleggen hoe een retour werkt. Elk bedrijf kent dit soort werk, en een deel ervan kan AI overnemen. Hieronder lees je hoe dat werkt en waar je begint. Het artikel hoort bij onze dienst AI-automatisering voor het MKB.
Het verschil tussen AI-automatisering en gewone automatisering
Gewone automatisering volgt vaste regels: als dit, dan dat. Zolang de input er altijd hetzelfde uitziet, gaat het goed. Stuurt een leverancier een factuur met een andere opmaak, of stelt een klant zijn vraag net anders, dan breekt de regel.
AI-automatisering voegt een stap toe die leest en begrijpt. Een taalmodelBegripEen AI-model dat tekst leest en schrijft. Het herkent wat er in een document staat, ook als de opmaak steeds anders is. haalt de gegevens uit het document en zet ze klaar voor de volgende stap. Wil je precies weten hoe dat werkt? Lees wat een taalmodel is.
Kiezen tussen workflow, agent en maatwerk bij AI-automatisering
- Workflow. Een vaste reeks stappen, met AI op de plek waar iets gelezen of geschreven moet worden. Snel gebouwd en goed te beheren.
- Agent. Een AI-agentBegripSoftware die zelf kiest welke stap nodig is en daarvoor tools gebruikt, binnen grenzen die jij bepaalt. kiest zelf welke stap nodig is. Handig als de route per geval verschilt.
- Maatwerk. Een eigen applicatie met een scherm voor jouw team, bijvoorbeeld een kennisassistent met RAGBegripRetrieval-augmented generation: de AI zoekt eerst in je eigen documenten en baseert het antwoord daarop..
Hoeveel MKB-bedrijven gebruiken al AI?
Kleinere bedrijven gebruiken minder vaak AI dan grotere. In 2025 gebruikte 27 procent van de bedrijven met 10 tot 50 werkzame personen AI, tegen 45 procent van de bedrijven met 50 tot 250 werkzame personen.1
De grafiek, de tabel en de bron staan op onze pagina met de cijfers over AI in het MKB.
Zo begin je met AI-automatisering
Bij Prometheus21 start dit met een AI Discovery Workshop. Een klein groepje van je collega's kijkt samen met ons waar je bedrijf staat met AI en welk proces het eerst iets oplevert. Daarna bouwen we in iteraties van 1 à 2 weken, en jij houdt de regie. Elke iteratie levert iets op dat je direct gebruikt.
- Kies één proces
Doe dat in een AI Discovery Workshop met een paar collega's. Zoek werk dat elke week terugkomt en een duidelijke uitkomst heeft.
Nodig: collega's die het werk nu doen - Meet hoe lang het nu duurt
Tel een week lang hoe vaak het werk voorkomt en hoeveel tijd het kost. Het getal dat je vindt, is je nulmeting.
Nodig: een turflijst - Verzamel echte voorbeelden
Leg tien tot twintig voorbeelden klaar, ook de rare gevallen. Juist van die uitzonderingen leert de automatisering het meest.
Nodig: voorbeelden zonder gevoelige data - Bouw in iteraties van 1 à 2 weken
Elke iteratie levert iets op dat werkt. De volgende stap komt pas als deze zich terugverdient in tijd, kwaliteit of geld.
Nodig: één iteratie van 1 à 2 weken - Zet het live en neem het over
Waar de workflow twijfelt, keurt een medewerker goed. Jouw team neemt het beheer over: voordoen, samendoen, zelf doen.
Nodig: één vaste eigenaar
De rol van de mens bij AI-automatisering
Goede automatisering weet wanneer ze moet stoppen. Twijfelt het systeem, dan legt het de beslissing bij een medewerker neer, met een naam en een datum erbij. In het vak heet dat human in the loopBegripEen mens keurt goed of stuurt bij op vaste momenten in het proces. De AI Act vraagt dit bij systemen met een hoger risico..
De Europese AI Act vraagt menselijk toezicht bij systemen met een hoog risico, zoals AI die mee beslist over sollicitanten.2 Voor de meeste workflows in het MKB geldt die plicht niet. Een mens erbij loont toch. Hij ziet de fouten die de AI mist. Lees wat er per risicoklasse geldt in ons overzicht van de AI Act.
- Mail en PDFDe order komt binnen
- AI leestKlant, artikelen, aantallen
- Medewerker beslistAlleen bij twijfel
- OrdersysteemOrder klaar, met logregel
Veelgestelde vragen over AI-automatisering
Wat kost AI-automatisering?
Heb ik een eigen IT-afdeling nodig?
Werkt AI-automatisering met mijn huidige software?
Moet elk proces geautomatiseerd worden?
Van wie is de automatisering als hij klaar is?
Bronnen
- CBS, gebruik van AI door bedrijven, 2025. cbs.nl Terug
- Europese Unie, Verordening (EU) 2024/1689 (AI Act). eur-lex.europa.eu Terug
Geschreven met hulp van AI, gecontroleerd door Pascal Slaa. Zo maken wij content.
