n8n vs Make vs Zapier: welke workflow tool kies je?
Kies Zapier bij minder dan 1.000 taken per maand en simpele koppelingen, Make of n8n cloud bij 3.000 tot 15.000 taken, en n8n self-hosted vanaf 15.000 taken of bij AVG-gevoelige data. Het prijsverschil tussen de drie loopt op tot een factor 3 tot 10. Waar je data staat verschilt ook per platform: Zapier host in de VS, Make in de EU en n8n draait waar jij wilt. Verwerk je persoonsgegevens, dan gaat die vraag vooraf aan de toolkeuze.
Prometheus21 bouwt elke week automatiseringen op alle drie de platforms en weet uit ervaring waar elke tool uitblinkt en waar hij vastloopt. Hieronder lees je hoe n8n, Make en Zapier zich verhouden op prijs, integraties, AI-functies, self-hosted werken en complexe workflows. Onafhankelijk advies vanuit Rotterdam, zonder verkoopagenda voor een specifieke leverancier.
Drie tools, drie filosofieën. Eén keuze die jaren doorwerkt.
De keuze voor een workflow tool lijkt technisch, maar is in werkelijkheid strategisch. Je bouwt er de komende jaren je automatiseringslandschap mee op. De verkeerde keuze leidt tot kosten die exploderen bij groei, data die op plekken belandt waar je ze niet wilt hebben of functionaliteit die ontoereikend blijkt wanneer je echte AI automatisering wilt doen. De juiste keuze geeft je een fundament dat jaren meegroeit met je bedrijf.
Zapier werd groot door eenvoud. Je klikt twee tools aan elkaar en klaar. Geweldig voor individuele gebruikers en kleine teams die een paar simpele koppelingen willen. Maar Zapier rekent per taak en bij volume wordt dat snel duur. Complexere logica vergt omwegen. AI-integratie is beperkt. Voor een ambitieus MKB-bedrijf is Zapier vaak een goede startpunt maar geen eindbestemming.
Make (voorheen Integromat) zit tussen Zapier en n8n in. Meer flexibiliteit, meer mogelijkheden per euro, betere verwerking van bulk-taken. Voor MKB-bedrijven die verder willen dan simpele koppelingen maar geen technisch team hebben, is Make een sterke middenweg. Het platform blijft cloud-only, wat voor sommige AVG-gevoelige processen een beperking is. Lees ook onze AI automatisering pillarpage voor de bredere context.
n8n is open source, self-hostable en fundamenteel krachtiger voor complexe workflows en AI-integratie. Je draait het op je eigen server of kiest de cloud-versie. Data blijft bij jou, kosten zijn voorspelbaar en je kunt elke integratie bouwen die je nodig hebt. De keerzijde is dat de leercurve steiler is. Voor een MKB-bedrijf dat serieus werk maakt van automatisering, en zeker als AI er een grote rol in speelt, is n8n vandaag de beste keuze. Bekijk hoe dit zich verhoudt tot AVG en AI Act compliance.
Welke workflow tool is het beste? Er is geen universele winnaar. Voor eenvoudige koppelingen is Zapier snel, voor bulk-werk is Make efficiënt en voor serieuze AI automatisering met controle over data is n8n de sterkste keuze. De vraag is niet welke tool objectief het beste is, maar welke past bij jouw volume, complexiteit en data-eisen.
Wat kost n8n per maand? Self-hosted is n8n gratis, je betaalt alleen hostingkosten van 10 tot 50 euro per maand. De cloud-versie start bij 20 euro per maand en schaalt op met volume. Bij intensief gebruik bespaar je honderden euro's per maand vergeleken met Zapier.
n8n, Make en Zapier: de vijf beslissingsassen
Een goede keuze staat of valt met de juiste vergelijkingscriteria. Dit zijn de vijf assen waarop de drie tools fundamenteel verschillen en waar de meeste MKB-bedrijven op beslissen.
Kosten per volume
Zapier rekent per taak: elke trigger en elke actie is een taak. Bij 10.000 taken per maand zit je snel op 250 euro en het loopt daarna snel op. Make rekent per operatie, wat bij bulk-werk gunstiger is. De kern-abonnementen starten rond de 9 euro per maand, maar intensief gebruik brengt je naar 60 tot 100 euro. n8n self-hosted heeft geen taak-limieten. Je betaalt alleen de server (10-50 euro per maand) en de AI-credits die je gebruikt. Voor een MKB met groeiende automatisering is dit vaak honderden euro's per maand verschil.
- Zapier: 250+ euro/mnd bij 10k taken
- Make: 60-100 euro/mnd bij 10k taken
- n8n self-hosted: 10-50 euro/mnd vast
- n8n cloud: vanaf 20 euro/mnd
Aantal integraties
Op papier wint Zapier met meer dan 6.000 integraties. Make zit rond de 1.500, n8n op ruim 400. In de praktijk gebruikt een MKB-bedrijf zelden meer dan 15 tot 25 integraties. De vraag is niet wie de meeste heeft, maar of de tools die jij gebruikt goed ondersteund worden. Alle drie de platformen dekken de standaard MKB-software: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Exact Online, Moneybird, Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Mollie. Voor nichetools kan het aantal integraties wel beslissend zijn. Bij ontbreken bouw je in n8n moeiteloos een API-koppeling, in Make beperkter, in Zapier lastig.
- Dekking voor standaard MKB-software overlapt
- n8n: eigen API-koppelingen eenvoudig
- Zapier: breedste dekking nichetools
- Check de lijst met jouw kerntools vooraf
AI-integratie en flexibiliteit
Hier neemt n8n afstand van de concurrentie. Het platform heeft volwaardige nodes voor GPT-4, Claude, Gemini en lokale modellen via Ollama. Je bouwt RAG-systemen, chatbots en multi-agent workflows zonder dat je buiten het platform hoeft. Prompts zijn fijnmazig af te stemmen, je kunt AI-output direct gebruiken voor vervolgstappen en je kunt custom code toevoegen in JavaScript of Python. Make en Zapier bieden AI-integraties, maar blijven functioneel beperkter. Voor serieuze AI automatisering is n8n vandaag de standaard in het MKB-segment. Bekijk ook onze gids over AI agents voor het MKB.
- n8n: first-class AI support
- Ondersteunt lokale AI-modellen
- JavaScript en Python voor custom logica
- Agent frameworks ingebouwd
Data en hosting
Zapier host in de VS, wat voor AVG-gevoelige workflows aanvullende waarborgen vraagt. Make host in de EU, wat voor de meeste MKB-bedrijven werkbaar is maar nog steeds een derde partij betrekt bij je data. n8n kan draaien waar jij wilt: een VPS in Nederland, je eigen datacenter of de n8n cloud in Europa. Voor bedrijven die veel persoonsgegevens verwerken (zorg, juridisch, HR, financieel) is self-hosting vaak het enige juridisch werkbare antwoord. Het verschil gaat verder dan een vinkje: het bepaalt welke workflows je überhaupt kunt bouwen zonder compliance-risico.
- Zapier: cloud in VS
- Make: cloud in EU
- n8n: self-hosted waar jij wilt
- Cruciaal voor AVG-compliance
Complexiteit: vertakkingen, loops en foutafhandeling
Eenvoudige workflows (trigger plus enkele acties) draaien overal. Zodra je serieus werk wilt automatiseren, verschijnen vertakkingen, loops over grote datasets, foutafhandeling, wachtstappen en conditionele logica. Zapier ondersteunt deze basis, maar wordt snel omslachtig. Make biedt goede branching en is sterk in bulk-verwerking. n8n biedt volledige controle: complexe logica, meerdere vertakkingen, parallelle uitvoering, retry-mechanismen en idempotentie bouw je zonder omwegen. Voor MKB-bedrijven die AI automatisering als structureel onderdeel van hun bedrijfsvoering zien, is deze flexibiliteit het verschil tussen 'we proberen wat' en 'we bouwen een systeem'. Dit sluit aan op onze aanpak voor autonome AI-agents waar je structureel mee verder kunt.
- Vertakkingen en branching
- Parallelle uitvoering
- Retry en foutafhandeling
- Loops over grote datasets
Welke tool bij welk MKB-profiel
Niet elk bedrijf staat op dezelfde plek. Hieronder drie typische MKB-profielen en welke workflow automatisering tool daar het beste bij past, inclusief wanneer je migreert naar iets anders.
Startend bedrijf, simpele koppelingen
Je bedrijf heeft tien tot dertig medewerkers. Je gebruikt een paar standaard tools (HubSpot of Pipedrive, Google Workspace, Slack) en wilt enkele simpele koppelingen. Volume: minder dan 1.000 taken per maand. Voor jou is Zapier de snelste weg: binnen een dag heb je iets draaien. De maandkosten blijven beheersbaar rond de 20 tot 50 euro. Zodra je volume richting de 3.000 taken per maand gaat of je meer complexiteit wilt, is het tijd om door te groeien naar Make of n8n. Dan zit je al op 80 euro bij Zapier en krijg je elders meer waarde voor hetzelfde geld.
Groeiend MKB, complexere workflows
Je hebt 30 tot 100 medewerkers en wilt serieus werk maken van procesautomatisering. Facturen, leads, klantenservice, rapportages: meerdere workflows met samenhang. Volume: 3.000 tot 15.000 taken per maand. Voor dit profiel is Make de pragmatische middenweg of n8n cloud de iets krachtigere keuze. Kosten landen rond de 80 tot 150 euro per maand, complexiteit is goed te managen en de leercurve is redelijk. Bij AVG-gevoelige workflows (HR, zorg, juridisch) raden we altijd n8n aan vanwege de self-hosting optie.
Volwassen MKB, AI automatisering centraal
Je hebt 100 tot 250 medewerkers en automatisering is een strategisch onderdeel van je bedrijfsvoering. Je bouwt AI-agents, hebt multi-step workflows, werkt met gevoelige data en wilt volledige controle. Volume: 15.000 of meer taken per maand. Voor dit profiel is n8n self-hosted de juiste keuze. Vaste maandkosten van 50 euro, ongelimiteerde workflows, volledige AI-integratie en data in eigen beheer. Elke Zapier- of Make-workflow die je hier zou bouwen, kost je op termijn meer geld, minder flexibiliteit en meer AVG-ellende dan nodig is.
Zo begeleiden we de tool-keuze voor jouw MKB
Onafhankelijk advies in vier stappen. Wij hebben geen verkoopagenda voor een specifieke leverancier, wel ervaring met alle drie de platforms bij tientallen MKB-trajecten.
Inventarisatie van processen
We brengen je workflows, volumes en systemen in kaart. Hoeveel taken verwacht je per maand, welke tools wil je koppelen en welke complexiteit zit erin? Deze inventarisatie stuurt de tool-keuze.
Data- en compliance-check
We bepalen welke data waar mag staan op basis van AVG, sector-eisen en interne beleid. Deze eisen sluiten soms direct bepaalde tools uit. Beter dat we dit vooraf weten dan dat je achteraf moet migreren.
Kosten- en groeimodel
We rekenen voor de komende jaren door wat elke tool je kost. Niet alleen nu, maar ook bij de groei die je verwacht. Dit maakt zichtbaar wanneer een initiële keuze duurder uitvalt op termijn dan een alternatief.
Implementatie en training
Na de keuze implementeren we de eerste workflows en trainen je team. Zo begrijpen ze het platform, kunnen ze zelfstandig eenvoudige aanpassingen doen en weten ze wanneer ze ons moeten inschakelen voor complexere zaken.
Onze belofte: Onafhankelijk advies en een tool-keuze die je de komende jaren dient, zonder verborgen verkoopagenda. Wij verdienen aan bouwen en begeleiden, niet aan softwarelicenties. Lees meer over onze werkwijze.
Drie MKB-bedrijven, drie tool-keuzes
Hoe dezelfde beslissing er anders uit ziet voor een klein, middelgroot en groeiend bedrijf. Drie echte voorbeelden waarin we verschillende tools adviseerden op basis van het profiel.
Coachingbureau kiest Zapier voor snelle start
De situatie: Een coachingbureau met veertien medewerkers wilde zijn intake-proces automatiseren. Inkomende aanvragen via de website moesten in het CRM (Pipedrive) komen, een bevestigingsmail triggeren en een slot in Calendly aanbieden. Volume: ongeveer 400 aanvragen per maand. Er was geen interne IT en de directie wilde snel resultaat zonder een technisch traject.
De oplossing: We adviseerden Zapier. Binnen anderhalve dag stond er een werkende zap: formulier in website, lead in Pipedrive, bevestigingsmail via Mailchimp, slot-aanbieding via Calendly. Geen self-hosting nodig, geen complexe logica. Maandelijkse kosten: 29 euro. De tools die ze al gebruikten, waren allemaal out-of-the-box ondersteund.
Het resultaat: De intake draait nu volledig automatisch. Aanvragen worden binnen minuten opgevolgd, de conversie steeg met 24 procent en de directeur bespaart drie uur per week op administratie. Over twee jaar, wanneer het bedrijf verwacht 150 aanvragen per week te krijgen, migreren we door naar n8n. Dan wordt Zapier te duur en is de complexiteit groter geworden.
“Jullie adviseerden ons een tool die goedkoper en kleiner was dan andere aanbieders noemden. Precies wat we nodig hadden. Over twee jaar praten we verder over de volgende stap.”
- Directeur, coachingbureau (geanonimiseerd)
Groothandel migreert van Zapier naar n8n
De situatie: Een technische groothandel draaide 22 zaps in Zapier voor order-, voorraad- en klantenserviceprocessen. De maandelijkse Zapier-rekening was 480 euro en groeide elk kwartaal. Daarnaast liepen ze tegen de grenzen van Zapier op bij AI-integraties: hun nieuwe productaanbevelingen vereisten complexe workflows die in Zapier omslachtig werden.
De oplossing: We migreerden alle 22 workflows naar n8n self-hosted, inclusief een upgrade waarbij zes workflows AI-functionaliteit kregen. De migratie duurde zes weken: drie weken nabouwen in n8n, een week parallel testen, twee weken faseren en bijstellen. We draaiden beide systemen naast elkaar tot alles gevalideerd was.
Het resultaat: Maandelijkse kosten daalden van 480 naar 90 euro (server plus AI-credits). Op jaarbasis een besparing van 4.680 euro. De zes geupgrade workflows leveren gemiddeld acht extra uur tijdwinst per week op. De investering in de migratie was binnen vier maanden terugverdiend, en het bedrijf heeft nu een platform waar ze de komende jaren op kunnen bouwen zonder schaalproblemen.
“We waren bang dat migreren risicovol zou zijn. Jullie lieten beide systemen parallel draaien tot we zeker wisten dat n8n identiek werkte. Achteraf was het een no-brainer, we hadden eerder moeten overstappen.”
- IT-manager, technische groothandel (geanonimiseerd)
Zorginstelling kiest n8n self-hosted voor AVG-compliance
De situatie: Een thuiszorgorganisatie met 180 medewerkers wilde interne processen automatiseren: cliëntdossiers, planningen, rapportages en communicatie. Alle data bevatte medische persoonsgegevens die volgens interne beleid en AVG niet naar externe cloud-platforms mochten. Daarnaast wilde men AI inzetten om rapportages te genereren op basis van zorgdossiers.
De oplossing: n8n self-hosted op een Nederlandse server, gekoppeld aan hun zorgsysteem en Microsoft 365 omgeving. AI-verwerking via een zelfgehoste versie van een open-source taalmodel, zodat patiëntgegevens de eigen omgeving nooit verlaten. We bouwden een evaluatieframework dat elke AI-output toetst voordat deze in rapportages komt.
Het resultaat: Acht kernprocessen zijn geautomatiseerd. Zorgprofessionals besparen gemiddeld zes uur per week aan administratie. AI-gegenereerde rapportages worden door de zorgmanager in 75 procent van de gevallen zonder aanpassing geaccepteerd. Maandelijkse kosten: 80 euro voor de server, plus beheer. Zapier of Make was hier nooit een optie geweest vanwege de AVG-eisen rondom medische persoonsgegevens.
“Wij hadden sowieso niet naar de cloud gekund. Dat jullie dat vooraf helder maakten en direct met een werkende self-hosted oplossing kwamen, was voor ons het verschil.”
- Manager zorgadministratie, thuiszorgorganisatie (geanonimiseerd)
Onafhankelijk advies over de juiste tool voor jouw bedrijf?
Plan een gratis kennismaking. We rekenen door welke tool past bij jouw processen, volumes en groeiverwachtingen.
Vier fouten bij het kiezen van een workflow tool
De keuze voor een workflow tool is makkelijk te verpesten. Deze vier fouten kosten MKB-bedrijven in de praktijk het meest.
Kiezen op huidige in plaats van toekomstige behoefte
De meeste MKB-bedrijven kiezen op basis van wat ze vandaag nodig hebben. Twee koppelingen, tien taken per maand: Zapier is makkelijk, klaar. Een jaar later zitten ze op dertig workflows en vijftienduizend taken per maand, met een Zapier-rekening van zeshonderd euro en een migratie-traject voor de boeg. Kies altijd op basis van waar je verwacht te zijn over 18 tot 24 maanden. Als groei op de planning staat, is het goedkoper om direct in een schaalbaar platform te investeren dan achteraf te migreren met verstoring en kosten tot gevolg.
AVG en data-locatie pas achteraf checken
Je bouwt tien workflows in Zapier, draait ze maanden, en dan stelt je jurist de vraag: waar staat onze klantdata eigenlijk? Het antwoord is vaak: in de VS. Afhankelijk van wat je verwerkt, betekent dat migratie of een stevige AVG-exercitie. Beter is het om vooraf de data-eisen vast te stellen. Welke persoonsgegevens verwerk je, welke sector-eisen gelden, wat staat er in je privacyverklaring? Deze factoren bepalen welke tools überhaupt in aanmerking komen. Voor sectoren als zorg, HR en juridisch is self-hosted vaak het enige werkbare antwoord.
Het aantal integraties gebruiken als hoofdcriterium
6.000 integraties klinkt als een slam-dunk argument voor Zapier. In de praktijk gebruikt een MKB-bedrijf er zelden meer dan 25. De vraag is niet wie de meeste integraties heeft, maar of jouw kerntools goed ondersteund worden en of je nicheplatforms gekoppeld kunnen worden. Voor nichesoftware zonder standaard integratie is n8n de makkelijkste want je bouwt direct een API-koppeling. Bij Zapier kost dat omslachtige omwegen via webhooks en Zapier Developer Platform. Weeg integraties op jouw specifieke lijst, niet op totale aantallen.
AI onderschatten als toekomstbehoefte
AI automatisering is geen trend meer, het is de norm. Workflows waarin een AI-model tekst leest, classificeert, samenvat of genereert, zijn binnen een jaar standaard in vrijwel elk MKB-bedrijf. Als je vandaag een platform kiest dat AI maar beperkt ondersteunt, loop je binnen een jaar tegen de grenzen aan. n8n biedt volwaardige AI-nodes met fijnmazige controle over prompts en output. Zapier en Make bieden AI, maar blijven functioneel oppervlakkig. Voor een MKB-bedrijf dat AI serieus in wil zetten, is dit vandaag al het doorslaggevende argument. Bekijk ook onze AI agents gids.
Concrete ROI van de juiste tool-keuze
De juiste tool-keuze bespaart niet alleen maandkosten, maar voorkomt ook dure migraties later. Rekenvoorbeeld voor een middelgroot MKB met 8.000 taken per maand:
Zapier-kosten bij 8.000 taken
Standaard abonnement: circa 200-250 euro per maand
Bij groei naar 20.000 taken: 400-600 euro per maand
Jaarlijkse kosten: circa 4.800 euro groeiend naar 7.000+ euro
n8n-kosten bij zelfde volume
Self-hosted server: 30-50 euro per maand vast
AI-credits (afhankelijk van gebruik): 50-150 euro per maand
Jaarlijkse besparing t.o.v. Zapier: 3.000-5.000 euro, oplopend met volume
Bij grotere MKB-bedrijven met intensief gebruik lopen besparingen richting tienduizend euro per jaar. Reken je situatie samen met ons door in een gratis kennismaking.
Veelgestelde vragen over n8n, Make en Zapier
Tien vragen die we het vaakst horen tijdens de toolkeuze. Staat jouw vraag er niet bij? Vraag het in een vrijblijvende kennismaking.
Stel je vraagOnafhankelijk advies over jouw workflow tool
Wij verdienen aan bouwen, niet aan softwarelicenties. Daardoor kunnen we je eerlijk adviseren over welke tool past bij jouw bedrijf, ook als dat niet degene is waar we het meest mee werken. Plan een gratis kennismaking en krijg helder advies op basis van jouw situatie.
Gerelateerde diensten