Werkbon naar factuur met AI: elke klus gefactureerd zonder overtypen.
Een workflow leest elke ingevulde werkbon, controleert de uren en het materiaal en zet de factuurregels klaar in je boekhouding. Wat afwijkt van de offerte of het contract, komt bij een collega. Onderdeel van onze dienst AI-automatisering.
Gepubliceerd op
- WerkbonApp, pdf of foto van papier
- AI leest en controleertUren, materiaal en afspraken
- Een collega keurt goedMet de afwijkingen gemarkeerd
- BoekhoudingFactuur verstuurd en geboekt
Van werkbon naar factuur met de hand of met AI: wat doet de AI, wat beslis jij?
Zet de schakelaar om. Dan zie je welke stappen vanzelf lopen. Bij één stap valt een besluit, en die blijft bij een mens.
- Werkbonnen verzamelenBonnen ophalen bij monteurs, op papier of in een app.Elke ingevulde werkbon komt vanzelf binnen, ook een foto van papier.HandwerkAutomatisch
- OvertypenUren en materiaal overtypen in de boekhouding.AI leest de uren, het materiaal en de klant van de bon.HandwerkAutomatisch
- ControlerenNakijken of het klopt met de offerte of het contract.De regels worden vergeleken met de offerte, het contract en je prijslijst. Wat afwijkt, wordt gemarkeerd.HandwerkAutomatisch
- GoedkeurenNavragen bij de monteur wat er is gebeurd.Jij kijkt de factuur na, met de afwijkingen gemarkeerd, en geeft akkoord.HandwerkJij beslist
- Versturen en boekenDe factuur maken, versturen en boeken.Na jouw akkoord gaat de factuur naar de klant en staat hij in de boekhouding.HandwerkAutomatisch
Stappen met handwerk: 5 van 5Stappen met handwerk: 1 van 5, en dat is de stap waarin jij beslist.
Van werkbon naar factuur: wat de AI leest en controleert.
Een werkbon is vaak snel ingevuld, op de bouwplaats of in de bus. De workflow leest wat er staat en legt het naast de afspraken met de klant.
| Onderdeel | Voorbeeld | Waarmee het vergeleken wordt |
|---|---|---|
| Klant en adres | Klant A, onderhoud van de cv-ketel | Je klantenbestand, zodat de factuur naar de juiste klant gaat. |
| Uren | De gewerkte uren van de monteur | De uren in de offerte of de planning. |
| Materiaal | Een nieuwe pomp | Je prijslijst en de voorraad. |
| Contract | Een onderhoudscontract | Wat onder het contract valt, komt niet op de factuur. |
| Handtekening | Akkoord van de klant op de bon | Ontbreekt die, dan gaat de bon naar een collega. |
Voorbeeld Welke afspraken de workflow controleert, spreken we per bedrijf af.
Dit werk in je eigen AI-cockpit.
Wat deze toepassing klaarzet, komt in het Command Center. Wie moet beslissen, vindt het in het eigen bakje, met de reden en een datum erbij.
Van werkbon naar factuur in het MKB: zo kan het er bij jou uitzien.
Twee voorbeelden van hoe dit werkt bij een MKB-bedrijf. De bedrijven zijn verzonnen; ze laten zien hoe het kan.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een installatiebedrijf met monteurs in de wijk
Monteurs vullen de werkbon in op hun telefoon. Aan het eind van de dag staan de facturen klaar, met de uren en het materiaal van die dag. De administratie keurt ze goed en kijkt de bonnen met een afwijking apart na.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een schildersbedrijf met papieren werkbonnen
De voorman maakt een foto van de ingevulde bon. AI leest het handschrift en zet de regels klaar. Is iets onleesbaar, dan vraagt de workflow het na bij de voorman voordat er een factuur komt.
Van werkbon naar factuur in je eigen pakketten.
De werkbon komt uit je vakpakket of werkbon-app, zoals Outsmart, 4PS Construct, Syntess, Gilde Handsoft of ENK Software. De factuurregels komen in je boekhoudpakket. We koppelen via de ingang die het pakket zelf aanbiedt. Bekijk alle koppelingen per pakket.
Van werkbon naar factuur met AI: wat jij beslist.
De workflow leest en controleert. Wat er op de factuur komt, bepaalt iemand van jouw team.
- Elke factuur, voordat hij weggaat.
- Of je meerwerk factureert.
- Wat je doet met een bon zonder handtekening.
Persoonsgegevens
Een werkbon bevat de naam en het adres van de klant, en soms de naam van de monteur. De workflow gebruikt ze alleen voor de factuur. De workflow draait in je eigen omgeving, op accounts die op naam van je bedrijf staan. Lees meer in AVG en AI.
Vragen over werkbon naar factuur met AI.
Wat doet AI met een werkbon?
Uit welke pakketten komen de werkbon en de factuur?
Wat doet de workflow, en wat beslis jij?
Wat gebeurt er met persoonsgegevens op een werkbon?
Na de factuur: de volgende stap.
- Toepassing
Debiteurenbeheer en betaalherinneringen
Na de factuur: elke betaalherinnering op tijd en in jouw toon.
- Toepassing
Planning en agendabeheer
De klussen van volgende week ingepland, op basis van mensen, uren en orders.
Een diagnose van je automatisering, direct op je scherm
- Een score van 0 tot 100En de fase waarin je nu zit, van Handwerk tot Doorlopend.
- Een profiel per onderdeelProcesinzicht, Datakwaliteit, Koppelbaarheid, Uitzonderingen en Beheer en opschaling.
- Je grootste kans en je grootste risicoPlus één concrete volgende stap.
- 15 vragen, ongeveer 3 minuten
- Geen formulier vooraf
- E-mail alleen voor het volledige rapport
Klaar om samen te starten met de dienst die bij jouw bedrijf past?
In een kennismaking kijken we hoe jullie van werkbon naar factuur gaan, en wat AI daarin kan doen. Daarna begint het met een AI Discovery Workshop. Liever eerst zelf meten? Doe de automatiseringsscan.
