Debiteurenbeheer automatiseren met AI: elke herinnering op tijd.
Een workflow volgt elke openstaande factuur en stuurt op het juiste moment een betaalherinnering in jouw toon. Wie bezwaar maakt of om een regeling vraagt, komt bij een collega. Onderdeel van onze dienst AI-automatisering.
Gepubliceerd op
- BoekhoudpakketDe open posten en hun vervaldatum
- AI schrijft en leestDe herinnering, en het antwoord van de klant
- Een collega beslistBij bezwaar, een regeling of een vaste klant
- Mail en boekhoudingVerstuurd en bijgehouden bij de factuur
Debiteurenbeheer met de hand of met AI: wat doet de AI, wat beslis jij?
Zet de schakelaar om. Dan zie je welke stappen vanzelf lopen. Bij één stap valt een besluit, en die blijft bij een mens.
- Open posten bekijkenIemand loopt de lijst met openstaande facturen langs.De workflow leest elke dag de open posten uit je pakket.HandwerkAutomatisch
- Herinnering schrijvenPer klant een mail typen, met de juiste factuur erbij.AI schrijft de herinnering in jouw toon, met de factuur als bijlage.HandwerkAutomatisch
- Antwoord lezenUitzoeken wat een klant bedoelt met zijn antwoord.AI herkent een betaalbelofte, een vraag of een bezwaar.HandwerkAutomatisch
- Uitzonderingen beslissenBellen, een regeling afspreken of nog even wachten.Een bezwaar of een vraag om een regeling komt bij jou, met de geschiedenis erbij.HandwerkJij beslist
- Betaling bijwerkenBankregels afletteren en de lijst bijwerken.Een betaling stopt de herinneringen en staat bij de juiste factuur.HandwerkAutomatisch
Stappen met handwerk: 5 van 5Stappen met handwerk: 1 van 5, en dat is de stap waarin jij beslist.
Debiteurenbeheer: wat de AI leest en nakijkt.
Voordat er een herinnering weggaat, legt de workflow de factuur naast de betalingen en de afspraken met de klant. De tabel laat per onderdeel zien waarmee.
| Onderdeel | Voorbeeld | Waarmee het vergeleken wordt |
|---|---|---|
| Openstaande factuur | Factuur van Klant A | De vervaldatum en de afspraken met deze klant. |
| Betaling | Bankregel met het factuurnummer | De open post. Een deelbetaling gaat naar een collega. |
| Antwoord van de klant | Een belofte om volgende week te betalen | Een belofte krijgt een datum. Een vraag of bezwaar gaat naar een collega. |
| Contactpersoon | De afdeling administratie van de klant | Je boekhouding of je CRM, zodat de mail bij de juiste persoon komt. |
| Toon | Eerste, tweede of laatste herinnering | Wat jij per herinnering hebt afgesproken. |
Voorbeeld Welke onderdelen jullie nodig hebben en wanneer een herinnering weggaat, spreken we per administratie af.
- Klant
- Klant A
- Bron
- Exact Online
- Bijlage
- De factuur
Goedemiddag, onze factuur staat nog open. Je vindt hem in de bijlage. Heb je al betaald? Dan kun je deze mail negeren.
- Open posten gelezen. De workflow leest elke dag de open posten uit je pakket. De factuur van Klant A is over de vervaldatum.
- AI schrijft de herinnering. De AI zet de tweede herinnering klaar in jouw toon, met de factuur als bijlage.
- Jij geeft akkoord. Sanne leest de herinnering na en geeft akkoord. Pas dan gaat hij de deur uit.
Voorbeeld Eén werkstroom in het Command Center, in drie stappen en in de eindstand. Dit is een schets met voorbeeldregels; echte schermafbeeldingen volgen.
Dit werk in je eigen AI-cockpit.
Wat deze toepassing klaarzet, komt in het Command Center. Wie moet beslissen, vindt het in het eigen bakje, met de reden en een datum erbij.
Debiteurenbeheer in het MKB: zo kan het er bij jou uitzien.
Twee voorbeelden van hoe dit werkt bij een MKB-bedrijf. De bedrijven zijn verzonnen; ze laten zien hoe het kan.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een installatiebedrijf met veel kleine facturen
Na elke klus gaat er een factuur uit, vaak aan particulieren. De workflow stuurt na de vervaldatum een vriendelijke herinnering en zet de tweede klaar voor akkoord. Meldt een klant een klacht over de klus, dan gaat die naar de projectleider.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een groothandel met vaste zakelijke klanten
Vaste klanten krijgen geen standaardmail. De workflow zet de herinnering klaar en de accountmanager kiest: versturen, of zelf bellen. Een afspraak over een betalingsregeling komt bij de klant in het CRM.
Debiteurenbeheer koppelen aan je boekhoudpakket.
De herinnering vertrekt uit het pakket dat je al hebt. We koppelen via de API die het pakket zelf aanbiedt, bijvoorbeeld bij Exact Online, Twinfield, Moneybird, SnelStart of AFAS Profit. De mail gaat uit je eigen mailbox, zoals Microsoft 365. Bekijk alle koppelingen per pakket.
Debiteurenbeheer met AI: wat jij beslist.
De workflow doet het vaste werk. Over geld en klantrelaties beslist iemand van jouw team.
- Of een herinnering weggaat bij een vaste of een grote klant.
- Of je een betalingsregeling afspreekt, en welke.
- Wanneer een factuur naar een incassobureau gaat.
Persoonsgegevens
Een herinnering bevat namen, mailadressen en bedragen. De workflow draait in je eigen omgeving, op accounts die op naam van je bedrijf staan. Lees meer in AVG en AI.
Vragen over debiteurenbeheer met AI.
Wat doet debiteurenbeheer met AI?
Met welke pakketten werkt debiteurenbeheer met AI?
Wat doet de workflow, en wat beslis jij?
Wat gebeurt er met persoonsgegevens in een herinnering?
Na debiteurenbeheer: de volgende stap.
- Toepassing
Factuurverwerking van mail tot boeking
Dezelfde aanpak aan de inkoopkant: facturen lezen en klaarzetten voor akkoord.
- Overzicht
Alle AI-toepassingen per afdeling
Filter op afdeling en soort, van financiën tot klantenservice.
Een diagnose van je automatisering, direct op je scherm
- Een score van 0 tot 100En de fase waarin je nu zit, van Handwerk tot Doorlopend.
- Een profiel per onderdeelProcesinzicht, Datakwaliteit, Koppelbaarheid, Uitzonderingen en Beheer en opschaling.
- Je grootste kans en je grootste risicoPlus één concrete volgende stap.
- 15 vragen, ongeveer 3 minuten
- Geen formulier vooraf
- E-mail alleen voor het volledige rapport
Klaar om samen te starten met de dienst die bij jouw bedrijf past?
In een kennismaking kijken we naar jullie debiteurenbeheer. Daarna begint het met een AI Discovery Workshop. Liever eerst zelf meten? Doe de automatiseringsscan.
