Klant A b.v.
Voorbeeldstraat 1
1234 AB Voorbeeldplaats
Order
| Artikel | Aantal |
|---|---|
| KA-4471 Koppelstuk | 12 dozen |
Prijs per doos: € 18,40
Orderverwerking automatiseren met AI: orders zonder overtypen.
AI leest orders uit de mail, een pdf of een portaal en zet ze klaar in je ERP. Een order die afwijkt, komt bij een collega. Onderdeel van onze dienst AI-automatisering.
Gepubliceerd op
Mijn bakjeTeamAfgerond
Mijn bakjeWacht op jou
Order Klant AMail met pdfArtikel onbekend, kies het juisteSvandaag
Order Klant BPortaalPrijs wijkt af van de afspraakMvandaag
Order Klant CMailLevertijd bevestigenJmorgen
Order Klant DMail met pdfKlaargezet in het ERPLmorgen
- Mail, pdf of portaalDe order komt binnen
- AI leest en vergelijktMet artikelen, prijsafspraken en voorraad
- Een collega beslistAlleen als er iets afwijkt
- ERPOrder klaar, bevestiging verstuurd
Nu en met AI
Orderverwerking met de hand of met AI: wat doet de AI, wat beslis jij?
Zet de schakelaar om. Dan zie je welke stappen vanzelf lopen. Bij één stap valt een besluit, en die blijft bij een mens.
ProcesVan order in de mail tot orderbevestiging
- Order ontvangenDe mail openen en de bijlage opslaan.De workflow pakt elke order op, uit de mail of het portaal.HandwerkAutomatisch
- Gegevens overnemenKlant, artikelen en aantallen overtypen in het ERP.AI leest de order uit, ook als elke klant een andere opmaak heeft.HandwerkAutomatisch
- ControlerenArtikelnummers, prijzen en voorraad nakijken.De order wordt vergeleken met je artikelen, prijsafspraken en voorraad.HandwerkAutomatisch
- Afwijkingen beoordelenUitzoeken wat er mis is en de klant bellen.Alleen een order die afwijkt, komt bij jou, met de reden erbij.HandwerkJij beslist
- Order bevestigenDe order invoeren en een bevestiging sturen.De order staat in het ERP en de bevestiging gaat naar de klant.HandwerkAutomatisch
Stappen met handwerk: 5 van 5Stappen met handwerk: 1 van 5, en dat is de stap waarin jij beslist.
Zo werkt het
Orderverwerking: wat de AI uitleest en nakijkt.
Elke klant stuurt zijn order anders. De tabel laat per veld zien waarmee de AI het vergelijkt voordat de order klaarstaat.
| Veld | Voorbeeld | Waarmee het vergeleken wordt |
|---|---|---|
| Klant | Klant A b.v. | Je klantenbestand in het ERP. |
| Artikel | Het nummer dat de klant zelf gebruikt | Je artikelbestand. Een onbekend nummer gaat naar een collega. |
| Aantal en eenheid | Per doos of per stuk | De verpakking in je artikelbestand. |
| Prijs | De prijs op de order | De prijsafspraak met deze klant. |
| Leverdatum | De gewenste datum | Voorraad en planning. |
Voorbeeld Welke velden jullie nodig hebben, spreken we per ERP en per soort klant af.
VerkooporderConcept voor je ERP
- Klant
- Klant A b.v.Zeker
- Leverdatum
- 15-11-2026Zeker
- Artikel
- Koppelstuk, voorstelControleer
- Aantal
- 12 dozenZeker
- Prijs per doos
- € 18,40Zeker
Wacht op jouw akkoord. Eén veld vraagt een blik.
Voorbeeld Document dat de AI uitleest: de workflow leest de order van een klant en zet hem klaar in je ERP. De klant gebruikt een eigen artikelnummer, dus het artikel is een voorstel dat een collega nakijkt.
Command Center
Dit werk in je eigen AI-cockpit.
Wat deze toepassing klaarzet, komt in het Command Center. Wie moet beslissen, vindt het in het eigen bakje, met de reden en een datum erbij.
Orderverwerking in het MKB: zo kan het er bij jou uitzien.
Twee voorbeelden van hoe dit werkt bij een MKB-bedrijf. De bedrijven zijn verzonnen; ze laten zien hoe het kan.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een groothandel in technische onderdelen
Vaste klanten sturen hun order als pdf, elk in een eigen opmaak en met hun eigen artikelnummers. AI zet ze om naar de nummers van de groothandel. Een nummer dat niet te koppelen is, gaat naar de binnendienst.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een producent met orders via mail en een portaal
Orders komen binnen via de mail en via het portaal van een grote klant. De workflow zet beide klaar in het ERP en kijkt of de leverdatum past bij de voorraad. Past het niet, dan kiest de planner.
Koppelingen
Orderverwerking koppelen aan je ERP.
De order komt in het pakket dat je al hebt, zoals AFAS Profit of Exact Online, en de mail uit je eigen mailbox, zoals Microsoft 365. We koppelen via de API die het pakket zelf aanbiedt. Bekijk alle koppelingen per pakket.
Jij beslist
Orderverwerking met AI: wat jij beslist.
De workflow doet het overtypen en het nakijken. Over een order die afwijkt, beslist iemand van jouw team.
- Welk artikel bij een onbekend nummer hoort.
- Wat je doet als een prijs afwijkt van de afspraak.
- Of een levertijd haalbaar is als de voorraad krap is.
Persoonsgegevens
Een order bevat vooral bedrijfsgegevens, en soms de naam van een contactpersoon. De workflow draait in je eigen omgeving, op accounts die op naam van je bedrijf staan. Lees meer in AVG en AI.
Vragen
Vragen over orderverwerking met AI.
Wat doet AI bij orderverwerking?
AI leest orders uit de mail, een pdf of een portaal en zet ze klaar in je ERP. Een order die afwijkt, komt bij een collega.
In welk pakket komt de order?
De order komt in het pakket dat je al hebt, zoals AFAS Profit of Exact Online, en de mail uit je eigen mailbox, zoals Microsoft 365. We koppelen via de API die het pakket zelf aanbiedt.
Wat doet de workflow, en wat beslis jij?
De workflow doet het overtypen en het nakijken. Over een order die afwijkt, beslist iemand van jouw team.
Wat gebeurt er met persoonsgegevens in een order?
Een order bevat vooral bedrijfsgegevens, en soms de naam van een contactpersoon. De workflow draait in je eigen omgeving, op accounts die op naam van je bedrijf staan.
Na orderverwerking: de volgende stap.
- Praktijkvoorbeeld
Prijslijsten automatiseren bij Wiechers Wonen
Hoe AI de prijslijsten van leveranciers uitleest, met een medewerker die goedkeurt.
- Overzicht
Alle AI-toepassingen per afdeling
Filter op afdeling en soort, van financiën tot klantenservice.
Wat je krijgt
Een diagnose van je automatisering, direct op je scherm
- Een score van 0 tot 100En de fase waarin je nu zit, van Handwerk tot Doorlopend.
- Een profiel per onderdeelProcesinzicht, Datakwaliteit, Koppelbaarheid, Uitzonderingen en Beheer en opschaling.
- Je grootste kans en je grootste risicoPlus één concrete volgende stap.
- 15 vragen, ongeveer 3 minuten
- Geen formulier vooraf
- E-mail alleen voor het volledige rapport
Werkt ook met je toetsenbord: 1 tot 5
Volgende stap
Klaar om samen te starten met de dienst die bij jouw bedrijf past?
Liever eerst zelf meten? Doe de automatiseringsscan. In een kennismaking kijken we hoe orderverwerking automatiseren bij jullie kan werken, en daarna begint het met een AI Discovery Workshop.
