Documenten classificeren met AI: elk bestand in de juiste map.
AI herkent wat voor document er binnenkomt, zoals een contract, een offerte of een polis, en haalt de kenmerken eruit: klant, datum en looptijd. Daarna komt het bestand in de juiste map, met een naam die je terugvindt. Onderdeel van onze dienst AI-automatisering.
Gepubliceerd op
- Mail, scan of mapEen document komt binnen
- AI herkent en leestSoort, klant, datum en looptijd
- Een collega kijkt bij twijfelKiest de map of past een kenmerk aan
- ArchiefIn de juiste map, met de kenmerken erbij
Documenten classificeren met de hand of met AI: wat doet de AI, wat beslis jij?
Zet de schakelaar om. Dan zie je welke stappen vanzelf lopen. Bij één stap valt een besluit, en die blijft bij een mens.
- VerzamelenBijlagen uit de mail opslaan en scans overzetten.De workflow pakt elk nieuw bestand op uit de mail, de scanner of een map.HandwerkAutomatisch
- HerkennenElk bestand openen om te zien wat het is.AI herkent het soort document: contract, offerte, polis of iets anders.HandwerkAutomatisch
- Kenmerken vastleggenDe klant, de datum en de looptijd overtypen in een lijst.De kenmerken komen vanzelf bij het bestand te staan.HandwerkAutomatisch
- Twijfel oplossenUitzoeken waar een vreemd document bij hoort.Twijfelt de AI, dan kiest een collega de map, met het voorstel erbij.HandwerkJij beslist
- Opslaan en terugvindenEen naam bedenken en de juiste map zoeken.Het bestand komt in de juiste map, en een einddatum komt in iemands bakje.HandwerkAutomatisch
Stappen met handwerk: 5 van 5Stappen met handwerk: 1 van 5, en dat is de stap waarin jij beslist.
Documenten classificeren: wat de AI herkent en vastlegt.
Bij elk document legt de AI vast wat het is en waar het bij hoort. Dat vergelijkt hij met wat er al in je systemen staat.
| Onderdeel | Voorbeeld | Waarmee het vergeleken wordt |
|---|---|---|
| Soort document | Een contract met een leverancier | De soorten die jullie gebruiken, zoals contract, offerte of polis. |
| Klant of leverancier | Leverancier A | Je boekhouding of CRM, zodat het bij het juiste dossier komt. |
| Datum en looptijd | Getekend in januari, voor een jaar | Een einddatum komt als herinnering in iemands bakje. |
| Handtekening | Getekend door beide partijen | Een document zonder handtekening gaat naar een collega. |
| Vertrouwelijk | Een arbeidscontract | Komt in een map die alleen HR kan openen. |
Voorbeeld Welke soorten documenten en kenmerken jullie gebruiken, spreken we per archief af.
Dit werk in je eigen AI-cockpit.
Wat deze toepassing klaarzet, komt in het Command Center. Wie moet beslissen, vindt het in het eigen bakje, met de reden en een datum erbij.
Documenten classificeren in het MKB: zo kan het er bij jou uitzien.
In een Amerikaans onderzoek van Expert Market onder 311 bedrijven met minder dan 500 medewerkers noemde 18 procent het classificeren van documenten als toepassing van AI (bron: eCommerceNews, april 2026). De bedrijven hieronder zijn verzonnen; ze laten zien hoe het kan.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een administratiekantoor met stukken van klanten
Klanten mailen bonnen, contracten en jaaropgaven door elkaar. De workflow herkent elk stuk, zet het in het dossier van de juiste klant en het juiste jaar, en meldt wat er nog ontbreekt.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een verhuurbedrijf met veel contracten
Elk huurcontract komt in het klantdossier, met de looptijd erbij. Drie maanden voor het einde staat er een taak in het bakje van de accountmanager: verlengen of opzeggen.
Documenten classificeren in je eigen opslag.
Archiveren gebeurt in de opslag die je al hebt: in SharePoint of OneDrive van Microsoft 365, in Google Drive of in Dropbox. Getekende stukken kunnen rechtstreeks uit Docusign of Adobe Acrobat Sign komen. We koppelen via de ingang die het pakket zelf aanbiedt. Bekijk alle koppelingen per pakket.
Documenten classificeren met AI: wat jij beslist.
De AI herkent en zet klaar. Wat er met een document gebeurt, bepaalt iemand van jouw team.
- Waar een document heen gaat als de AI twijfelt.
- Wie welke map mag openen.
- Wat je doet met een contract dat afloopt: verlengen, opzeggen of opnieuw onderhandelen.
Persoonsgegevens en bewaren
Contracten en dossiers bevatten vaak persoonsgegevens, soms gevoelige, zoals in een arbeidscontract. De workflow volgt de rechten die er al zijn: wie een map nu niet mag openen, kan dat daarna ook niet. Hoe lang je iets bewaart, leg je per soort document vast. Lees meer in AVG en AI.
Vragen over documenten classificeren met AI.
Wat doet AI bij het classificeren van documenten?
In welke opslag komen de documenten?
Wat doet de AI, en wat beslis jij?
Hoe gaat het classificeren om met persoonsgegevens?
Na het classificeren: de volgende stap.
- Toepassing
Factuurverwerking van mail tot boeking
Facturen uit de mail lezen, controleren tegen de order en klaarzetten voor akkoord.
- Overzicht
Alle AI-toepassingen per afdeling
Filter op afdeling en soort, van financiën tot klantenservice.
Een diagnose van je automatisering, direct op je scherm
- Een score van 0 tot 100En de fase waarin je nu zit, van Handwerk tot Doorlopend.
- Een profiel per onderdeelProcesinzicht, Datakwaliteit, Koppelbaarheid, Uitzonderingen en Beheer en opschaling.
- Je grootste kans en je grootste risicoPlus één concrete volgende stap.
- 15 vragen, ongeveer 3 minuten
- Geen formulier vooraf
- E-mail alleen voor het volledige rapport
Klaar om samen te starten met de dienst die bij jouw bedrijf past?
In een kennismaking kijken we welke documenten jullie met AI willen classificeren, en waar ze heen gaan. Daarna begint het met een AI Discovery Workshop. Liever eerst zelf meten? Doe de automatiseringsscan.
