Eva
info@klant-voorbeeld.nl
Hoi, wanneer wordt order 88123 geleverd? We wachten erop.
Groet, Eva
Mailbox automatiseren met AI: elke mail bij de juiste collega.
Een agent leest elke binnenkomende mail, bepaalt het onderwerp en de haast en zet er een conceptantwoord bij. Een collega kijkt het na en verstuurt het. Onderdeel van onze dienst AI-automatisering.
Gepubliceerd op
Mijn bakjeTeamAfgerond
Mijn bakjeWacht op jou
Vraag over een leveringMailbox serviceConcept klaar, kijk naSvandaag
Klacht over een factuurMailbox serviceDoorgezet naar financeMvandaag
OfferteaanvraagAlgemene mailboxNaar verkoop, met samenvattingJvandaag
AdreswijzigingMailbox serviceConcept klaar, kijk naLmorgen
- MailboxElke mail die binnenkomt
- AI leest en sorteertOnderwerp, haast en wie het oppakt
- Een collega kijkt naHet concept, voordat het weggaat
- Antwoord en archiefVerstuurd en bij de klant bewaard
Nu en met AI
De mailbox met de hand of met AI: wat doet de AI, wat beslis jij?
Zet de schakelaar om. Dan zie je welke stappen vanzelf lopen. Bij één stap valt een besluit, en die blijft bij een mens.
ProcesVan binnenkomende mail tot verstuurd antwoord
- Mail lezenIemand opent elke mail in de gedeelde mailbox.De agent leest elke mail zodra hij binnenkomt.HandwerkAutomatisch
- Sorteren en doorzettenBepalen waar de mail over gaat en wie hem oppakt.De agent kiest onderwerp en haast en zet de mail bij de juiste collega.HandwerkAutomatisch
- Gegevens opzoekenDe order of het klantnummer opzoeken in een ander systeem.De agent zoekt de order en de klant erbij.HandwerkAutomatisch
- Antwoord nakijkenElk antwoord zelf schrijven en versturen.Het concept staat klaar. Jij past het aan en verstuurt.HandwerkJij beslist
- ArchiverenDe mail in de juiste map zetten.Antwoord en mail staan bij de klant, zonder handwerk.HandwerkAutomatisch
Stappen met handwerk: 5 van 5Stappen met handwerk: 1 van 5, en dat is de stap waarin jij beslist.
Zo werkt het
Mailbox automatiseren: wat de AI uit een mail haalt.
Elke mail is anders geschreven. De agent haalt eruit wat nodig is om hem bij de juiste collega te krijgen, met een goed concept.
| Onderdeel | Voorbeeld | Waarmee het vergeleken wordt |
|---|---|---|
| Onderwerp | Vraag over een levering | De vaste onderwerpen die jullie hebben afgesproken. |
| Haast | Klant wacht op een onderdeel | Jullie afspraken over haast. Bij twijfel komt de mail bovenaan. |
| Afzender | Bestaande klant | Je CRM of je klantenbestand. |
| Ordernummer | Genoemd in de mail | Je orderbestand, zodat de status in het concept staat. |
| Toon | Een boze klant | Gaat altijd naar een collega, zonder concept dat zelf weggaat. |
Voorbeeld Welke onderwerpen en afspraken jullie gebruiken, leggen we samen vast in de eerste iteratie.
Actie in het bakjeConcept voor de mailbox service
- Afzender
- Eva, bestaande klantZeker
- Onderwerp
- Vraag over een leveringZeker
- Ordernummer
- 88123Zeker
- Haast
- Hoog, voorstelControleer
Concept klaar voor Sanne. Bij twijfel over haast staat de mail bovenaan.
Voorbeeld Document dat de AI uitleest: de agent leest een mail en zet hem met een concept in het bakje van de juiste collega. Het nummer bij elk veld laat zien waar de waarde vandaan komt. Het label ernaast zegt hoe zeker de AI is.
Command Center
Dit werk in je eigen AI-cockpit.
Wat deze toepassing klaarzet, komt in het Command Center. Wie moet beslissen, vindt het in het eigen bakje, met de reden en een datum erbij.
Mailbox automatiseren in het MKB: zo kan het er bij jou uitzien.
Twee voorbeelden van hoe dit werkt bij een MKB-bedrijf. De bedrijven zijn verzonnen; ze laten zien hoe het kan.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een webwinkel met één servicemailbox
Vragen over levering, retouren en facturen komen in dezelfde mailbox. De agent sorteert ze en zet bij een vraag over een levering de status van de order in het concept. Een collega kijkt na en verstuurt.
- Uit het MKB
Voorbeeld: een technisch bedrijf met meldingen over storingen
Een melding over een storing gaat direct naar de planner, met het adres en het klantnummer erbij. Vragen over een factuur gaan naar finance. Wat de agent niet zeker weet, komt in een eigen bakje.
Koppelingen
De mailbox koppelen aan je systemen.
De agent werkt in de mailbox die je al hebt, zoals Microsoft 365. Klantgegevens haalt hij uit je CRM, zoals HubSpot, of uit je ERP, zoals AFAS Profit. We koppelen via de API die het pakket zelf aanbiedt. Bekijk alle koppelingen per pakket.
Jij beslist
De mailbox automatiseren: wat jij beslist.
De agent sorteert en schrijft een concept. Wat er naar een klant gaat, bepaalt iemand van jouw team.
- Elk antwoord, voordat het weggaat.
- Wat er gebeurt met een klacht of een boze klant.
- Welke onderwerpen en afspraken de agent volgt.
Persoonsgegevens
Mails bevatten namen, adressen en soms gevoelige informatie. De agent draait in je eigen omgeving, op accounts die op naam van je bedrijf staan. Lees meer in AVG en AI.
Vragen
Vragen over een mailbox automatiseren met AI.
Wat doet AI met je mailbox?
Een agent leest elke binnenkomende mail, bepaalt het onderwerp en de haast en zet er een conceptantwoord bij. Een collega kijkt het na en verstuurt het.
Met welke systemen werkt de agent?
De agent werkt in de mailbox die je al hebt, zoals Microsoft 365. Klantgegevens haalt hij uit je CRM, zoals HubSpot, of uit je ERP, zoals AFAS Profit. We koppelen via de API die het pakket zelf aanbiedt.
Wat doet de agent, en wat beslis jij?
De agent sorteert en schrijft een concept. Wat er naar een klant gaat, bepaalt iemand van jouw team.
Wat gebeurt er met persoonsgegevens in mails?
Mails bevatten namen, adressen en soms gevoelige informatie. De agent draait in je eigen omgeving, op accounts die op naam van je bedrijf staan.
Na de mailbox: de volgende stap.
- Toepassing
Klantenservice-chatbot op de website
Vaste vragen direct beantwoord met je eigen informatie, op de website.
- Overzicht
Alle AI-toepassingen per afdeling
Filter op afdeling en soort, van financiën tot klantenservice.
Wat je krijgt
Een diagnose van je automatisering, direct op je scherm
- Een score van 0 tot 100En de fase waarin je nu zit, van Handwerk tot Doorlopend.
- Een profiel per onderdeelProcesinzicht, Datakwaliteit, Koppelbaarheid, Uitzonderingen en Beheer en opschaling.
- Je grootste kans en je grootste risicoPlus één concrete volgende stap.
- 15 vragen, ongeveer 3 minuten
- Geen formulier vooraf
- E-mail alleen voor het volledige rapport
Werkt ook met je toetsenbord: 1 tot 5
Volgende stap
Klaar om samen te starten met de dienst die bij jouw bedrijf past?
In een kennismaking kijken we naar jullie mailbox. Daarna begint het met een AI Discovery Workshop. Liever eerst zelf meten? Doe de automatiseringsscan.
